Gotowi czy nie, sezon podatkowy 2022 wkrótce nadejdzie. Jednak większość zgodzi się z tym, że "gotowy" jest lepszy niż "nie". Nawet jeśli nie zajmujesz się podatkami w swojej firmie, musisz upewnić się, że Twój zestaw technologii jest najwyższej klasy, aby nadchodzący sezon podatkowy przebiegł tak gładko, jak to tylko możliwe dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich klientów.
Oto osiem najlepszych rzeczy, których księgowi potrzebują w swoim stosie technologicznym na sezon podatkowy 2022. Śmiało zapoznaj się z nimi już teraz. Nie ma nic gorszego niż krzywa uczenia się w napiętym terminie.
Jak powinien wyglądać stos technologiczny księgowego w 2022 roku?
1. Oprogramowanie księgi głównej w chmurze
Jeśli nadal używasz oprogramowania opartego na komputerze stacjonarnym, teraz jest świetny czas, aby przekonwertować do chmury. Oprogramowanie księgowe w chmurze, takie jak QuickBooks Online i Xero, pozwala na bezproblemową współpracę z klientami, ich specjalistami podatkowymi i Twoim zespołem bez ryzyka nadpisywania wzajemnej pracy lub blokowania się nawzajem z oprogramowania, czyli czynników stresogennych, których nie potrzebujesz, gdy zbliżają się terminy.
2. Oprogramowanie 1099
Jeśli nie używasz oprogramowania księgi głównej, które przygotowuje, e-file, e-maile i e-maile 1099 w Twoim imieniu, to będziesz chciał użyć dedykowanego oprogramowania 1099, które obsługuje to wszystko za Ciebie. Tak, zapłacisz więcej za Track1099 i podobne programy niż za zakup i wysyłkę formularzy samodzielnie, ale zwiększona wydajność jest warta tej inwestycji.
3. Portal komunikacji z klientem
Wielu z nas ma miłosno-nienawistną relację z pocztą elektroniczną, a relacja ta może stać się jeszcze bardziej napięta w sezonie podatkowym. E-maile nigdy się nie kończą, a my musimy nieustannie przypominać naszym klientom, aby nie wysyłali poufnych informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Na szczęście istnieje wiele narzędzi, które usprawniają komunikację z klientem i dzielenie się dokumentami. W przeciwieństwie do portali klienckich z przeszłości, narzędzia takie jak Liscio i ClientHub są łatwe w użyciu dla klientów. Portal komunikacji z klientem pozwala utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej, chroni poufne informacje o klientach i umożliwia całemu zespołowi interakcję i pomoc klientom, co jest niezbędne w sytuacjach, gdy pracownik jest poza biurem z powodu choroby lub nagłego wypadku.
Zapisz się na nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie
przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
4. Oprogramowanie do przechwytywania paragonów
QuickBooks Online ma wbudowaną funkcję przechwytywania paragonów, która działa całkiem dobrze, ale niektórzy klienci wymagają bardziej rozbudowanego rozwiązania. Jeśli transakcje Twojego klienta wymagają złożonej kategoryzacji lub jeśli wiele osób z jego zespołu przesyła paragony, rozważ oprogramowanie do przechwytywania paragonów, takie jak Dext (dawniej ReceiptBank) lub Hubdoc. Te aplikacje nie tylko uratują Cię przed przesiewaniem pudełek po butach pełnych pogniecionych paragonów, ale także wyodrębnią kluczowe informacje z dokumentów źródłowych, dzięki czemu każda księgowa praca ratunkowa będzie łatwiejsza.
5. Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów
Nikt nie ma czasu w sezonie podatkowym na garść back-and-forth zaplanować spotkanie. Korzystanie z oprogramowania do planowania, takich jak Acuity lub Calendly pozwoli Ci i Twojemu personelowi administracyjnemu zaoszczędzić wiele godzin czasu i mnóstwo frustracji.
Oto wskazówka: Utwórz link specjalnie dla CPAs i innych profesjonalistów podatkowych, i zablokować czas w każdym tygodniu, aby spotkać się z nimi. Pomoże Ci to lepiej zarządzać swoim czasem i budować relacje z potencjalnymi partnerami polecającymi.
Jeśli musisz zaplanować spotkanie z więcej niż jedną osobą, koordynowanie kalendarzy dla trzech lub więcej osób może być koszmarem. Rozważ użycie narzędzia takiego jak Doodle, aby zaproponować czasy spotkań i poprosić zaproszonych do głosowania na czas, który działa najlepiej dla nich. To jest to... magia planowania!
6. Oprogramowanie do wideokonferencji
Jeśli chcesz w osobistym doświadczeniem z klientami bez konieczności faktycznie tam być, wideokonferencje jest droga do zrobienia. Prawdopodobnie zapoznałeś się z Zoom i Google Hangouts w ciągu ostatnich kilku lat. Te platformy są świetne, ale nie ma usprawnionego sposobu, aby utrzymać klientów na torze z agendą. Ponadto, jeśli chcesz podzielić się czymś z klientem, musisz to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej (lub portalu klienta), co może rozpraszać.
W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie takie jak Connect4. Connect4 pozwala na prowadzenie wideokonferencji, śledzenie agendy i udostępnianie plików w jednym miejscu. Jest nawet funkcja dla notatek follow-up i następne kroki, kluczowe, gdy trzeba klienta do akcji informacji, aby zakończyć swoje książki na 2021.
7. Narzędzia do komunikacji wewnętrznej
Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest w 100% zdalny, czy pracuje w jednym biurze, skuteczne narzędzie do komunikacji wewnętrznej jest niezbędne w sezonie podatkowym. Odpowiednie narzędzie nie tylko usprawnia komunikację związaną z pracą, ale także zapewnia poczucie wspólnoty w najbardziej stresującym okresie roku.
Slack jest świetną opcją dla komunikacji wewnętrznej. Hashtagi i kanały sprawiają, że jest ona podzielona na segmenty, a jednocześnie łatwa do przeszukiwania.
Jedyną wadą narzędzi komunikacji wewnętrznej, takich jak Slack, jest możliwość zatarcia granic między czasem pracy a czasem prywatnym. Jeśli wdrożysz narzędzie do komunikacji wewnętrznej, pamiętaj, aby ustalić wytyczne dotyczące "cichych godzin", czyli czasu, w którym nikt nie powinien oczekiwać odpowiedzi.
8. Aplikacje Mindfulness
Stres związany z sezonem podatkowym może łatwo zdominować Twoje życie. Wyznaczenie zaledwie 10 minut dziennie na mindfulness może pomóc Ci lepiej radzić sobie z tym stresem. Może to również prowadzić do bardziej kreatywnego rozwiązywania problemów i może pomóc Ci być mniej reaktywnym. (Ile razy mówiłeś temu samemu klientowi, żeby nie wysyłał do Ciebie mailem swojego numeru ubezpieczenia społecznego?)
Moją osobistą ulubioną aplikacją mindfulness jest Calm, ale Headspace i Insight Timer to również dobre opcje. Wszystkie te aplikacje są dostępne za darmo, więc daj im spróbować i zobaczyć, który z nich działa najlepiej dla Ciebie.
Nie zawiedź wyzwania związanego z pakietem technicznym
Istnieje wiele możliwości wyboru podczas tworzenia idealnego stosu technologicznego, ale najlepsze narzędzia to te, z których Ty, Twój zespół i Twoi klienci będą faktycznie korzystać. Niezależnie od tego, czy wybierzesz jedno z powyższych zaleceń, czy też znajdziesz inne narzędzie, poświęcenie czasu na zapoznanie się z każdym narzędziem w stosie technologicznym i ich interakcją pozwoli uniknąć wpadek, gdy sezon podatkowy rozpocznie się na dobre.
