Upewnij się, że nie jesteś współwinny eksploracji danych

Jeśli "dane to nowa ropa", to czy oprogramowanie księgowe w chmurze jest rurociągiem umożliwiającym dostęp do tego niewykorzystanego zasobu?

Czy księgowi powinni być zaniepokojeni możliwością pozyskiwania (i wydobywania) danych, które wcześniej były silosowane na poszczególnych komputerach stacjonarnych i serwerach małych i średnich przedsiębiorstw? Czy jesteśmy etycznie zobowiązani do ostrzegania klientów o możliwości zaistnienia takiej sytuacji?

Czym jest eksploracja danych?

Ogólnie rzecz biorąc, eksploracja danych jest procesem wydobywania wzorców w dużych zbiorach danych, i chociaż dane nie są usuwane w tradycyjnym sensie wydobycia skończonego zasobu, wyniki ujawniają inaczej ukryte spostrzeżenia, które przynoszą korzyści stronie wykonującej eksplorację. Pozwalając sprzedawców technologii rachunkowości do wglądu w finanse poszczególnych klientów od dawna uważany przez zawodu księgowego jako most za daleko, a także jako wkroczenie na domenę wyszkolonych specjalistów, którzy są wyposażone, aby dostrzec spostrzeżenia i doradzać odpowiednio.

Czy teraz, gdy rury do ropy są już położone, a dane przepływają, księgowi powinni być zaniepokojeni? W końcu, czy dane poszczególnych klientów nie są agregowane i anonimizowane, kiedy te duże zbiory danych są analizowane? Odpowiedź brzmi: nie, nie zawsze.

Co by się stało, gdyby dostawca technologii mógł w każdej chwili przejrzeć finanse klienta i wykorzystać tę wiedzę do sprzedaży usług dla klienta, takich jak finansowanie dla tych, którzy doświadczają problemów z przepływem gotówki? Co by się stało, gdyby sprzedawca oferował pożyczki tylko od jednego z powiązanych z nim podmiotów, a klient nie miałby pojęcia, że jego "prywatne" finanse zostały wydobyte? Ty, jako ich księgowy, byłbyś równie nieświadomy tego, co się stało za kulisami. Chociaż ten scenariusz może wydawać się fantazyjne, to jest dokładnie to, co dzieje się z niektórych dostawców technologii rachunkowości. Co o tym sądzisz?

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Ślepe Zaufanie

Kiedy po raz pierwszy zdałem sobie sprawę, że to się dzieje, byłem zszokowany. Uznałem to za ogromną przesadę ze strony sprzedawcy. Byłem zakłopotany, że nie w pełni przeczytać lub zrozumieć umowę licencyjną użytkownika końcowego, zamiast pomijając warunki w moim zapałem do partnera z dostawcą, i byłem zaniepokojony, że mogę mieć umieścić mój związek z moim klientem w niebezpieczeństwie. Po tym wszystkim, klienta pozycji finansowej jest święte i prywatne i powinny być dzielone tylko z ich wyraźnego upoważnienia. A co, jeśli moja współpraca z dostawcą oprogramowania w celu dostarczenia produktu, który, jak naprawdę wierzyłem, przyniesie korzyści klientowi, w rzeczywistości doprowadziła do naruszenia zaufania?

To może być zrobione, ale czy powinno być?

Żeby było jasne, nie wszyscy dostawcy to robią i nie sugeruję, że jest to nielegalne. Jeśli sprzedawca chce kopać indywidualne pliki danych klienta, być może są one uprawnione do tego. Jednak problem polega na tym, że praktyka eksploracji danych wydaje się być ukryta i w dużej mierze nieznana (lub być może ignorowana) przez księgowość i finanse.

To jest w Warunkach i Postanowieniach

Więc jak są sprzedawcy mogą to zrobić? Jest to prawdopodobnie w warunkach, że ty (lub twój klient) zgodził się!

Na przykład, można zobaczyć sformułowania takie jak to w oświadczeniu o prywatności sprzedawcy:

"Dane osobowe, z których korzystamy, obejmują... informacje o Twoich działaniach, zainteresowaniach i preferencjach; spostrzeżenia na temat Twoich finansów lub Twojej firmy; treści, które umieszczasz na naszej Platformie".

Oświadczenie o ochronie prywatności może również wskazywać, że dane osobowe są wykorzystywane do następujących celów:

• Oceny kwalifikowalności do ofert finansowych, produktów i usług
• Reklamowanie i wprowadzanie na rynek usług i doświadczeń
• Personalizacji doświadczeń użytkownika oraz dostosowywania rekomendacji i ofert, w tym poprzez rozwój wiedzy o użytkowniku.

Niewielu z nas w pełni czyta i rozumie warunki; po prostu klikamy "zgadzam się" i idziemy dalej. Jednak teraz konieczne jest przeczytanie warunków i zrozumienie ich prawdziwego znaczenia i rzeczywistych zastosowań, aby móc poinformować swoich klientów przed podpisaniem z nimi umowy.

Firmy technologiczne powinny usunąć język prawniczy w swoich warunkach, aby były one łatwiejsze do zrozumienia, a ja widzę zmianę w kierunku używania bardziej prostego języka. Jednak terminy prawne, takie jak "bez ograniczenia", "między innymi obejmują" i "z zastrzeżeniem zmian" nadal pozostają. Określenie, czego nie będą robić, może być bardziej użyteczne.

Chmura

Chmura umożliwiła nowe sposoby łączenia się i interakcji z klientami, zapewniając korzyści firmom i małym i średnim przedsiębiorstwom, które obsługujemy. Wraz z chmurą pojawił się nowy nacisk na zaufanie i wpływ, jaki księgowi mają na naszych klientów, którzy są potencjalnymi klientami sprzedawcy. Pomimo tego ekscytującego rozwoju, księgowi powinni zachować ostrożność, ponieważ sprzedawcy często mają na uwadze własne interesy.

Upewniając się, że jesteśmy częścią rozwiązania

Jesteś bardziej wpływowy niż myślisz, więc działać odpowiednio. Pamiętaj, że jesteśmy tu, aby służyć naszym klientom, a my współpracujemy z producentami oprogramowania, aby poprawić biznes i życie naszych klientów. Jesteśmy ich powiernikami i przewodnikami do lepszej przyszłości, a nasze działania powinny to odzwierciedlać.

Zalecam podjęcie następujących kroków, aby upewnić się, że chronisz swoich klientów:

• Przeczytaj uważnie warunki i zrozum ich konsekwencje. Upewnij się, że Twój klient również w pełni je rozumie i zgadza się na nie.
• Ujawnij klientowi wszystkie informacje z wyprzedzeniem. Komunikuj się z klientami na temat możliwości i potencjalnych zagrożeń wynikających z korzystania z platformy opartej na chmurze.
• Lobbuj na rzecz jasnych i skutecznych funkcji "opt in" i "opt out" w oprogramowaniu, które odblokowują wszelkie możliwości eksploracji danych przez sprzedawcę.
• Poznaj filozofię dostawcy dotyczącą danych klienta (np. kto jest "właścicielem" danych?).
• Zrozumieć, jak klient może usunąć wszystkie swoje dane z platformy dostawcy (lub, w terminologii technicznej, jak mogą one korzystać z prawa do bycia zapomnianym).
• Określ, czy sprzedawca sprzedaje (i poprawy) rozwiązanie programowe lub wydobycie danych.

Kiedy zadajesz pytania sprzedawcy, zwróć uwagę, czy są one responsywne i dać proste odpowiedzi na temat tego, jak zamierzają korzystać z danych klienta.

Pojawiają się wyróżniki

Na szczęście, jesteśmy na konkurencyjnym rynku (i oby tak było zawsze). Chciałbym zachęcić Cię do poszukiwania odpowiedzi na pytania i wyrównać z dostawcami, którzy wykazują wspólną etykę i wartości. Może to oznaczać podjęcie trudnej, ale nieuniknionej decyzji o wstrzymaniu lub zaprzestaniu rekomendowania rozwiązania, z którym współpracujesz od wielu lat.

Istnieje poczucie, że wkraczamy w nową erę, w której rozeznanie, kto jest "etycznym opiekunem danych", a kto nie, będzie podstawą do kontynuowania i rozwijania partnerstwa. Jak ta era może wyglądać, to temat, który poruszymy w artykule w przyszłym miesiącu.