Musisz przygotować się na przyszłość - już dziś. Automatyzacja nie polega na zastąpieniu ludzi maszynami. To po prostu kolejny krok w ewolucji księgowości. Automatyzacja jest:
- Szybka. Dzięki niej księgowi mogą poświęcić swój czas na wykorzystanie danych w celu stworzenia firmy skoncentrowanej na wartości.
- Bardziej dokładna. Koniec z błędami transpozycji i innymi kosztownymi błędami ludzkimi. Automatyzacja jest czynnością typu wytnij-wklej, a nie transponowaniem.
- Zmniejszenie wypalenia zawodowego. Mniej czasu spędzanego na męczącej pracy oznacza powrót do domu na czas i skierowanie energii umysłowej na bardziej satysfakcjonujące problemy.
- Możliwośćdoradztwa. Nie musisz wykonywać codziennych zadań administracyjnych, takich jak rejestrowanie wpisów, dzięki czemu możesz skupić się na konsultacjach z klientami.
- Skala. Możliwość rozwoju firmy bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników ma po prostu sens biznesowy.
Zautomatyzowane rozwiązania sprawią, że Twoi cenni członkowie zespołu będą zadowoleni. Nie żartujemy. Automatyzacja ułatwi pracę Twoim pracownikom, dzięki czemu będą mogli osiągać więcej każdego dnia.
Pomyśl o tym w ten sposób: Czy oczekiwałbyś, że Twoi księgowi wykonają wszystkie swoje zadania bez pomocy arkuszy kalkulacyjnych lub kalkulatorów? Automatyzacja stała się tak niezbędna w księgowości, jak kiedyś liczydło.
Zastosowanie automatyzacji i uczenia maszynowego (ML) w księgowości
Automatyzacja i ML mogą przejąć wiele zadań, którymi obecnie zajmują się ludzie, jednocześnie eliminując nieunikniony czynnik błędu ludzkiego. Wykorzystanie ML w branży księgowej już pokazało swój potencjał do zmiany sposobu prowadzenia biznesu przez wielu księgowych.
Klienci już oczekują od swoich księgowych korzyści płynących z automatyzacji, w tym zwiększonej szybkości i dokładności, bardziej spersonalizowanych rekomendacji i analizy danych finansowych. Chcą tych usług i cenią je bardziej niż zgodność z przepisami, ale jak można to osiągnąć, jeśli księgowi są zbyt zajęci utrzymaniem GL?
Pandemia COVID-19 podkreśliła potrzebę firm księgowych, aby być wiarygodnymi i obecnymi dla swoich klientów w cyfrowej, zdalnej erze. Podczas gdy niektórzy klienci i firmy ruszyły w kierunku automatyzacji i przyjęcia ML, te firmy i klienci, którzy ociągali się, trzymając się stacjonarnego QuickBooks, już nie! Wszyscy oni zostali wypchnięci z gniazda i zmuszeni do modernizacji.
W tej chwili każdy CPA i księgowy jest przygotowany do czerpania korzyści z automatyzacji, a fundamentem tego procesu jest walidacja danych. Jeśli jesteś zmęczony mrużeniem oczu w arkuszach kalkulacyjnych i sprawdzaniem (oraz podwójnym sprawdzaniem), aby upewnić się, że wprowadziłeś właściwe liczby, nadszedł czas, aby zautomatyzować procesy walidacji danych. Automatyzacja może przejrzeć informacje, aby upewnić się, że są one tak dokładne, jak to tylko możliwe, w tym:
- Upewnienie się, że źródła informacji są zgodne. Czy informacje w arkuszu kalkulacyjnym A zgadzają się z informacjami z faktury B? Twój system może sprawdzić te informacje automatycznie, co oznacza, że Twoi klienci zawsze będą pracować z dokładnymi informacjami.
- Sprawdzanie źródeł w stosunku do poprzednich raportów. Czy faktura różni się znacząco od tych zwykle wysyłanych przez tę firmę? Czy płatność nie odzwierciedla kwoty, jaką dana firma zapłaciła w przeszłości lub kwoty, jaką firma zwykle płaci za konkretne usługi?
- Potwierdzanie płatności. Od ustalenia, czy klient dokonał ważnej płatności, do sprawdzenia płatności przychodzących, może być trudno upewnić się, że nic nie zostanie pominięte po drodze. Zautomatyzowane oprogramowanie księgowe może nadążyć za płatnościami i obciążeniami wszystkich kont klientów. System może również automatycznie przeliczać salda i śledzić wydatki, co ułatwia dostarczanie informacji na temat wydatków klientów i sugestii, które mogą poprawić ich wynik finansowy.
- Wspomaganie zadań wykonywanych ręcznie. Niektóre zadania nadal wymagają ręcznego wprowadzania danych, ale nie oznacza to, że musisz je wykonywać całkowicie samodzielnie. Efektywne oprogramowanie księgowe i rachunkowe może wspomóc te procesy, zapewniając dokładność i szybkość.
Automatyzacja nie zastąpi wszystkich procesów, które wykonują księgowi, a firmy są dalekie od tego, by móc całkowicie polegać na automatyzacji, która zajmie się wszystkimi istotnymi usługami księgowymi i rachunkowymi. Księgowi odkrywają jednak, że automatyzacja zapewnia krytyczną pomoc dla ich biznesu, zmniejszając ogólne bariery rozwoju i zapobiegając prawdopodobieństwu wystąpienia błędów w ich codziennych zadaniach.
Podczas gdy Ty dotrwałeś do 2020 roku bez automatyzacji, przyszłość księgowości jest teraz i jest zautomatyzowana. Gdzie jesteś w ewolucji księgowości?
Inteligentni księgowi pracują już teraz, aby dowiedzieć się, gdzie automatyzacja pasuje do ich praktyki. To, co jeszcze rok temu wydawało się radykalne, wkrótce stanie się powszechne w firmach.
Bądź na bieżąco z dalszymi spostrzeżeniami Jody na temat automatyzacji, AI i botów w zawodzie księgowego. Zachęcamy również do zapoznania się z Botkeeper for Dummies, wprowadzeniem do platformy Botkeeper, które pokazuje, w jaki sposób CPA i firmy księgowe mogą szkolić boty, poznać przykłady rodzajów możliwości, które mogą odkryć dzięki botom i AI oraz jak boty współpracują z użytkownikiem.
