Mary Ellen Biery, specjalista ds. badań, Sageworks Inc.
Dzisiejsze niepewne otoczenie gospodarcze oznacza, że właściciele firm i dyrektorzy finansowi chcą mieć jak najwięcej gotówki pod ręką na wypadek "niewiadomych", a to oznacza upewnienie się, że pieniądze nie są zbyt długo związane z zapasami.
Najnowsze dane pokazują, że prywatne firmy w Stanach Zjednoczonych odnotowały średnio 16-procentowy wzrost wskaźnika dni zapasów od 2009 roku. Oznacza to, że liczba dni od zakupu surowców do sprzedaży wyrobów gotowych wzrosła do prawie 24 dni z około 20,5 dnia trzy lata temu.
Oczywiście, pewien wzrost zapasów jest konieczny, gdy sprzedaż rośnie, a sprzedaż rośnie w przypadku firm prywatnych.
"Zawsze byłem zwolennikiem zasady, że im mniej zapasów, tym lepiej, ale trzeba być w stanie zaspokoić popyt" - powiedział Michael W. McNeilly, dyrektor ds. usług doradczych w Sageworks Inc.
Jednak on i inni eksperci twierdzą, że gotówka jest siłą napędową biznesu, więc dobrym pomysłem jest ścisłe zarządzanie zapasami. W połączeniu z późniejszymi płatnościami klientów, których doświadcza wiele amerykańskich firm, dłuższy cykl rotacji zapasów oznacza mniej pieniędzy dostępnych na zakup nowego sprzętu, zatrudnienie lub inny rozwój firmy.
McNeilly współpracował z wieloma firmami działającymi zgodnie z tradycyjnym przekonaniem, że utrzymywanie dużej ilości zapasów pomaga stworzyć lepszą prezentację towarów dla klientów.
"Niektórzy właściciele firm mogą również wierzyć, że większa ilość zapasów pozwala im uzyskać rabaty na zakupy hurtowe od dostawców" - powiedział. "To może brzmieć dobrze, ale zakupy hurtowe w wielu sytuacjach zajmują tylko miejsce i wiążą gotówkę. Zawsze trzeba zachować równowagę, ale dzisiejszy rynek często pozwala na mniejsze zapasy pod ręką z dostawą tego samego lub następnego dnia".
"Dobra kontrola nad zapasami pozwala nie tylko oferować szerszy wybór produktów, ale także może uwolnić znaczne poziomy przepływów pieniężnych, jednocześnie zapewniając usługi, których oczekują klienci" - powiedział.
Konsultant Bob Phibbs, który współpracował z Lumber Liquidators, Hunter Douglass i innymi firmami za pośrednictwem swojej firmy The Retail Doctor, mówi, że dobrym miejscem do rozpoczęcia zarządzania zapasami jest przeprowadzenie fizycznego liczenia. Jest to dobry pomysł ze względów ubezpieczeniowych. "Jest to również główny wyznacznik kondycji sklepu" - powiedział.
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji można obliczyć "otwartość na zakup" (ile można kupić w oparciu o to, co już znajduje się w sklepie). Powinieneś także uzyskać lepszy obraz "kurczenia się", czyli różnicy między tym, co myślałeś, że masz, a tym, co faktycznie masz - zwykle spowodowane niesprawdzaniem faktur, nieprawidłowym kluczowaniem przedmiotów i kradzieżą. Można też zaplanować zmiany. "Bez spisu z natury nie masz dokładnych informacji" - powiedział Phibbs.
Oto kilka innych wskazówek dotyczących poprawy zarządzania zapasami:
- Nadzorowanie zamówień. Starannie zarządzaj punktami zamówień zapasów - stroną biznesową "kto zamawia, co i kiedy". Korzystaj z systemu, który pozwala firmie na szybkie zamawianie w razie potrzeby, aby nie wiązać gotówki w towarach.
- Analizuj sprzedaż. Obserwuj wzorce sprzedaży towarów, aby dowiedzieć się, co leży zbyt długo lub w ogóle się nie sprzedaje. Jeśli sprzedaż niektórych produktów jest niska, konieczne może być udzielenie rabatów, aby je wycofać i zastąpić czymś, co będzie się sprzedawać.
- Sprawdź stan zapasów. Nieustannie przyglądaj się swoim zapasom na podstawie produktów, aby zobaczyć, co się sprzedaje. Podobnie jak w przypadku badania sprzedaży, może to prowadzić do oferowania rabatów w celu usunięcia nadmiernych zapasów lub niepożądanych towarów z półek, aby zastąpić je szybko sprzedającymi się towarami. Rabaty mogą również przyciągnąć więcej klientów do sklepu.
- Dopracuj prognozowanie. Upewnij się, że Twoja firma korzysta z dobrego systemu prognozowania zapotrzebowania na zapasy. Chcesz, aby poziomy zapasów / dostaw były jak najniższe bez negatywnego wpływu na działalność. W tym miejscu księgowy może być w stanie udzielić cennych porad opartych na doświadczeniu, jak efektywniej korzystać z systemu księgowego, jak poprawić kontrolę wewnętrzną lub jak inaczej przeglądać i zarządzać zapasami.
- Analiza dostawców. Zidentyfikuj nie tylko swoich obecnych dostawców, ale także kilka opcji. Ci alternatywni dostawcy mogą być chętni do zdobycia Twojej firmy. "Naciskanie na dostawców, aby szybko dostarczali ci zapasy, pozwala wykorzystać dostawcę do magazynowania" - powiedział McNeilly. "Lepsze zrozumienie dostępnych dostawców oraz ich cen i możliwości dostaw, wraz z lepszym zrozumieniem potrzeb w zakresie zapasów, pozwoli na szybką poprawę przepływów pieniężnych".
Powiązane artykuły:
- Metoda zarządzania podatkiem dochodowym w wycenie zapasów nie jest zgodna z GAAP!
- Efektywne testy sald - nr 17: Kilka wskazówek dotyczących audytu zapasów
O autorze:
Mary Ellen Biery jest specjalistą ds. badań w Sageworks, firmie zajmującej się informacjami finansowymi, która dostarcza analizy finansowe i aplikacje benchmarkingowe firmom księgowym i prywatnym przedsiębiorstwom. Jest doświadczoną reporterką finansową, której artykuły pojawiały się w The Wall Street Journal, Dow Jones Newswires, CNN.com, MarketWatch.com, CNBC.com i innych serwisach.
