Przejście na pracę zdalną w związku z pandemią COVID-19 dało pracodawcom i pracownikom większą elastyczność w zakresie czasu, miejsca i sposobu wykonywania pracy. Ponieważ wiele firm wprowadziło obecnie stałe zasady pracy zdalnej, księgowi powinni być świadomi konsekwencji podatkowych takiej struktury pracy zarówno dla pracodawców, jak i ich zdalnych pracowników, co może stanowić zarówno wyzwanie, jak i przynieść korzyści.
Co się zmieniło dzięki COVID-19
W normalnych okolicznościach, posiadanie fizycznej obecności w danym stanie ustanawia nexus - związek, który powoduje powstanie obowiązku podatkowego - z tym stanem. Kiedy wiosną 2020 r. firmy po raz pierwszy zaczęły zezwalać pracownikom na pracę zdalną z powodu zamówień typu "stay-at-home", wiele stanów wskazało, że nie będą dążyć do narzucenia nexus na podstawie pracowników tymczasowo pracujących zdalnie ze względu na COVID-19, zgodnie z "The State of Nexus Laws for Remote Employees" autorstwa Gail Cole opublikowanym w sierpniu 2020 r. Niektóre stany były jednak wyjątkami, np. Nowy Jork, który stwierdził, że tymczasowi pracownicy zdalni nadal będą podlegać nowojorskiemu podatkowi dochodowemu.
W kilku stanach, w tym w Nowym Jorku, obowiązuje zasada "wygody pracodawcy". Zasada ta mówi, że jeśli pracodawca wymaga od pracownika pracy poza stanem zamieszkania, podatek jest pobierany tylko w stanie, w którym pracownik ma swoją siedzibę. Jeśli jednak pracownik zdecyduje się na pracę poza stanem (a nie jest do tego zmuszony), może podlegać opodatkowaniu w obu stanach (w miejscu zamieszkania pracodawcy i w miejscu zamieszkania pracownika). Według Barry'ego Sunshine'a, CPA, CGMA, starszego partnera podatkowego w Janover LLC, interpretacje prawa w poszczególnych stanach ciągle się zmieniają, aby dostosować się do sposobu, w jaki pracują pracownicy.
Plusy i minusy dla pracodawców
Zazwyczaj, jeśli wszyscy pracownicy firmy mają siedzibę i pracują poza stanem, w którym firma prowadzi działalność, firma będzie płacić podatki tylko w tym stanie, zakładając, że nie ma powiązań poza stanem. Jeśli jednak firma zatrudnia pracowników, którzy pracują zdalnie w innym stanie, może ona mieć powiązanie ze stanem macierzystym poza nim, co wymaga od niej składania dokumentów w tych stanach, w których zatrudnia pracowników zdalnych - mówi Sunshine.
Dogodność zasady pracodawcy określi, w jakim stopniu pracownicy zdalni niebędący rezydentami będą opodatkowani od swoich dochodów. Na przykład, firma mająca siedzibę w stanie, w którym obowiązuje ta zasada, np. w Nowym Jorku, zatrudniająca pracownika zdalnego z Florydy, w której zasada ta nie obowiązuje, jest zobowiązana do potrącenia podatku dochodowego ze stanu Nowy Jork od wszystkich wynagrodzeń wypłacanych pracownikowi. Zasady te różnią się jednak w zależności od stanu.
Wiele firm aktywnie zatrudnia pracowników zdalnych, z których niektórzy mieszkają i pracują poza stanem, w którym firma ma swoje biuro. Firmy te muszą skrupulatnie śledzić, gdzie ich pracownicy wykonują swoje usługi.
Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki poczt
owejDołącz do naszego biuletynu, aby otrzymywać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twój adres e-mail.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
"Niektóre firmy odkrywają, że zatrudniają obecnie 10 pracowników zdalnych pracujących w 10 różnych stanach. Firmy te muszą sprawdzić, gdzie ci pracownicy świadczą usługi, aby przekonać się, czy powinni oni składać zeznania podatkowe w tych stanach" - powiedział Sunshine.
Zasada dogodności dla pracodawcy dotyczy tylko pracowników, więc firmy mogą uzyskać ulgę w zależności od tego, gdzie pracują ich zdalni pracownicy" - powiedział Sunshine. Na przykład, pracodawca z siedzibą w stanie o wysokiej stawce podatkowej, takim jak Kalifornia czy Nowy Jork, który zatrudnia pracowników zdalnych w stanach o niższej stawce podatku dochodowego, może zapłacić niższe podatki, jeśli większość jego pracowników pracuje w tych stanach.
O czym powinni wiedzieć pracownicy zdalni
W stanach, w których zasada dogodności dla pracodawcy nie ma zastosowania, pracownicy, którzy pracują zdalnie z danego stanu dla firmy zlokalizowanej w innym stanie, mogą uzyskać ulgę podatkową.
"Jeśli stawka podatkowa w stanie macierzystym jest niższa niż w stanie, w którym znajduje się biuro, można zaoszczędzić na podatku, o ile nie ma zastosowania zasada dogodności dla pracodawcy" - mówi Sunshine.
Ponadto, pracownik, który pracuje zdalnie ze stanu, w którym nie obowiązuje zasada dogodności dla pracodawcy, np. z Florydy, dla firmy mającej siedzibę w stanie, w którym obowiązuje zasada dogodności dla pracodawcy, np. w Nowym Jorku, powinien dowiedzieć się, czy pracodawca posiada biuro w stanie, z którego pochodzi pracownik. Jeśli tak, pracownik może być w stanie uniknąć zasady dogodności dla pracodawcy. W każdym razie, pracownik świadczący usługi dla firmy w innym stanie powinien dowiedzieć się, czy zasada dogodności dla pracownika ma zastosowanie w jego sytuacji.
Co księgowi powinni wiedzieć
Księgowi powinni poinformować swoich klientów o tych przepisach na tyle wcześnie, aby mogli oni w pełni dostosować się do tych przepisów i śledzić lokalizacje pracowników w sposób proaktywny, a nie czekać do końca roku - powiedział Sunshine. Księgowi, którzy zajmują się przestrzeganiem przepisów podatkowych, nie powinni w tym roku przyjmować założeń dotyczących swoich klientów - dodaje.
"Klienci pokładają wiele zaufania w księgowych, aby upewnić się, że postępują oni zgodnie z przepisami podatkowymi. Księgowi powinni być świadomi tych przepisów i inaczej spojrzeć na swoich klientów w tym roku, ponieważ wielu pracowników pracuje teraz zdalnie" - powiedział Sunshine.
Należy również pamiętać, że każdy stan ma swoje własne przepisy podatkowe i chce przyciągnąć jak najwięcej dochodów - mówi Sunshine - dlatego interpretacje tych przepisów są różne.
