Niezależnie od tego, czy masz pracowników, którzy nie czują się gotowi do powrotu do biura, czy po prostu zastanawiasz się, czy przywrócenie osobistych spotkań z klientami przyniosłoby korzyści, chcesz znać wszystkie swoje opcje. Oto, co należy rozważyć przed podjęciem decyzji, co jest odpowiednie dla Twojej firmy.
Praca zdalna oznacza większe potrzeby w zakresie cyberbezpieczeństwa
Ponieważ pracownicy pracują w domu, a w niektórych przypadkach korzystają z własnych urządzeń, firmy muszą pracować ciężej, aby chronić dane pracowników, firmy i klientów, a także muszą skupić się bardziej na bezpieczeństwie cybernetycznym i szkoleniu pracowników, aby upewnić się, że wiedzą, jak chronić poufne dane.
Articles like this, right to your inboxJoin
our newsletter for the latest accounting trends, ideas, news, and technology delivered directly to your email.Enter email address *Enteremail addressSignup
Pierwszym krokiem w kierunku ochrony danych jest upewnienie się, że Ty i wszyscy pracownicy korzystacie z wirtualnej sieci prywatnej (VPN). VPN to szyfrowany tunel, przez który użytkownik lokalny lub zdalny może połączyć się z serwerem, uzyskać dostęp do aplikacji firmowych oraz współdzielić zasoby i pliki.
Ponieważ tunel jest szyfrowany, nikt spoza niego, w tym dostawca usług internetowych, nie może odczytać danych - twierdzi Danny Severns, współpracownik AccountingWEB i prezes Essential Integrated Data, Ltd. Jeśli jesteś jednoosobową firmą, lub większość pracy wykonujesz w miejscu publicznym, korzystając z publicznej sieci WiFi, możesz zakupić prywatne oprogramowanie VPN Client od wielu różnych dostawców, zazwyczaj za niską opłatą miesięczną, 4 - 12 dolarów miesięcznie za użytkownika, mówi Severns.
Jednak VPN nie rozwiąże każdego problemu związanego z bezpieczeństwem. Niemniej jednak, nadal jest to solidne zabezpieczenie przed hakerami, którzy sprawiają, że kradzież danych staje się o wiele bardziej kłopotliwa niż jest warta.
Będziesz musiał upewnić się, że Ty i Twój personel zostaliście przeszkoleni w zakresie bezpiecznych połączeń wideo oraz najlepszych praktyk w zakresie korzystania z połączeń wideo i mediów społecznościowych. Musisz również edukować klientów, jak dbać o bezpieczeństwo informacji, ponieważ wielu z nich ma tendencję do korzystania z Dropbox lub niezaszyfrowanej poczty elektronicznej albo przeglądania poufnych informacji publicznie na telefonie lub tablecie.
Według Randy'ego Johnstona, dyrektora generalnego NMGI i częstego współpracownika AccountingWEB, bezpieczeństwo musi być najwyższym priorytetem, ale należy o nie zadbać bez uszczerbku dla doświadczenia klienta. Kiedy już masz platformę i ofertę usług dostosowaną do potrzeb klientów, wybierz technologię, która wspiera skalowalne, powtarzalne procesy.
"Powinieneś dokładnie rozważyć zewnętrzne, skierowane do klienta narzędzia, takie jak SmartVault do przechowywania dokumentów czy Hubdoc do ich wyszukiwania. Klienci będą często dotykać tych narzędzi, a na ich doświadczenia z klientami ma wpływ ich doświadczenie z technologią" - powiedział Johnston w artykule "Jak ułatwić pracę klientom i sobie", opublikowanym w serwisie AccountingWEB w listopadzie 2021 roku.
Elastyczne godziny pracy to korzyść dla Ciebie i Twoich klientów
Czas spędzony na podróżach do i z biura może być przeznaczony na spotkania z klientami, którzy mogą chcieć spotkać się wcześniej niż o 9 rano lub później niż o 17. Co więcej, pracownicy pracujący w domu mogą mieć większą elastyczność w godzinach, w których mogą być dostępni, ponieważ nie muszą brać pod uwagę czasu dojazdu do pracy, czasu spędzonego na odwożeniu dzieci do i ze szkoły itp. Niektórzy pracownicy mogą nawet znaleźć, że praca wcześnie rano lub późnym wieczorem lepiej pasuje do ich harmonogramu, a niektórzy klienci mogą preferować planowanie spotkań w tych czasach, jak również do dostosowania ich zajęty harmonogram.
Paul Miller, założyciel i właściciel firmy Business by Design, powiedział Heather Walker z Thompson Reuters, że spotkania podatkowe, które odbywają się wirtualnie zajmują znacznie mniej czasu niż spotkania osobiste.
"Kiedy klienci przychodzili do nas, czekali w holu, pili kawę, rozmawiali itp. Wszystko to jest teraz usunięte, a to, co widzę, jest o wiele bardziej wydajne" - powiedział Miller w "Is the virtual CPA here to stay?" opublikowanym przez Thompson Reuters w kwietniu 2021 roku.
Jednak trzeba być przygotowanym na wirtualne spotkanie, co obejmuje posiadanie wiedzy specjalistycznej w zakresie oprogramowania, którego używasz i upewniając się, że wiesz dokładnie, co jest na ekranie komputera.
Miller nie rezygnuje całkowicie ze spotkań osobistych, ale uważa, że spotkania wirtualne są o wiele bardziej efektywne.
"Jeśli jest wielu klientów, takich jak małżonkowie lub partnerzy w różnych miejscach, wirtualne jest o wiele łatwiejsze. Logistycznie, myślę, że ma to teraz o wiele więcej sensu, a klienci są spokojni, wiedząc, że nadal jest dostępne połączenie," powiedział Miller.
Nie wszyscy klienci będą mieli dostęp do technologii
Chociaż w ciągu ostatnich dwóch lat ludzie stali się bardziej zaznajomieni z technologią ze względu na dystans społeczny i pracę w domu, niektórzy nadal czują się niekomfortowo korzystając z technologii i woleliby spotkać się osobiście. Może to być szczególnie prawdziwe w przypadku starszych klientów, którzy nie czują się pewnie korzystając z komputera lub innego urządzenia.
Raport z lutego 2021 roku przygotowany przez organizację non-profit Older Adults Technology Services wykazał, że 22 miliony starszych Amerykanów nie ma dostępu do Internetu, zgodnie z "Optymalizacją technologii dla starszych dorosłych", artykułem Tori DeAngelis opublikowanym przez American Psychological Association w lipcu 2021 roku. "Czarni i latynoscy starsi dorośli są, odpowiednio, ponad 2,5 i 3,6 razy bardziej prawdopodobne niż w populacji ogólnej, aby nie mieć dostępu do komputera", powiedział artykuł.
Niektóre osoby starsze, które nie korzystają z internetu, nie robią tego dlatego, że technologia stanowi dla nich barierę. Seniorzy są bardziej skłonni do nauki nowych umiejętności technologicznych, jeśli ta technologia ma dla nich wartość, a ich opór wobec technologii jest często "wyborem opartym na wartości", według "Why Older People Really Eschew Technology", artykułu Joelle Renstrom opublikowanego przez magazyn Slate w lipcu 2020 roku.
Badania sugerują, że barierą jest często "brak dopasowania wartości i produktów", a firmy technologiczne często ignorują potrzeby tej grupy demograficznej, stwierdzono w artykule. Biorąc pod uwagę te informacje, firmy powinny wdrażać technologie skierowane do klienta, które zapewniają mu wyraźną wartość, a zapytanie starszych klientów o to, z jakich produktów technologicznych już korzystają, może pomóc firmom określić, jakie inne technologie mogą do nich przemówić.
Dla klientów, którzy chcą korzystać z technologii, ale nie wiedzą jak, pomocne mogą być organizacje specjalizujące się w alfabetyzacji cyfrowej osób starszych. Organizacje te odnotowały wzrost zainteresowania od czasu wybuchu pandemii COVID-19, według raportu "Calming computer jitters: Help for the elderly who aren't tech-savvy", artykuł Judith Graham opublikowany przez The Washington Post w lipcu 2021 roku.
Older Adults Technology Services (OATS), który jest powiązany z AARP, jest tylko jedną z kilku organizacji, które prowadzi krajową infolinię dla osób poszukujących wsparcia technicznego, artykuł powiedział. Prowadzi ona również centra szkoleniowe Senior Planet w sześciu miastach w kraju, w tym w Denver, Nowym Jorku i San Antonio, oraz oferuje darmowe zajęcia wirtualne.
Starsi dorośli mogą również mieć obawy dotyczące prywatności, które powstrzymują ich przed korzystaniem z technologii, co ma sens, ponieważ oszuści często celują w osoby starsze. Firmy mogą być zmuszone do zapewnienia tych klientów, że ich dane osobowe są bezpieczne i zaoferowania im wskazówek dotyczących najlepszych praktyk w zakresie zachowania prywatności w sieci.
Praca zdalna oznacza szerszą pulę kandydatów
Zezwolenie pracownikom na pracę w domu (lub gdziekolwiek indziej) pozwala menedżerom zatrudniającym na rozważenie kandydatów, którzy znajdują się poza miastem lub stanem firmy, dając menedżerom szerszą i bardziej zróżnicowaną pulę kandydatów. Eksperci HR szacują, że firmy, które nie oferują elastycznej lub zdalnej pracy, tracą nawet do 70 procent osób poszukujących pracy, zgodnie z "Eksperci HR": Firmy wymagające pracy w biurze mogą stracić 70% kandydatów", artykuł autorstwa Jennifer Liu opublikowany przez CNBC Make It w listopadzie 2021 roku. Co więcej, eksperci HR powiedzieli CNBC, że firmy poszukujące największych talentów powinny wiedzieć, że większość najbardziej pożądanych pracowników ma przewagę i chce pracować dla firmy, która oferuje elastyczność.
Praca zdalna daje pracodawcom możliwość stworzenia bardziej przyjaznego środowiska pracy dla grup, które były marginalizowane, zgodnie z artykułem "How Remote Work Can Enhance Workplace Diversity", autorstwa członka Rady Forbesa Jasona Richmonda, opublikowanym przez Forbes w lipcu 2020 roku. Dotyczy to nowych rodziców, szczególnie tych samotnych, oraz rodziców dzieci w każdym wieku, kobiet, osób niepełnosprawnych i innych.
Pracodawcy mogą również podtrzymywać swoje inicjatywy w zakresie różnorodności i integracji poprzez zatrudnianie pracowników zdalnych, choć istnieją zarówno zagrożenia, jak i zalety takiego postępowania - czytamy w Forbesie. Potencjał wykluczenia wzrasta, gdy pracownicy pracują zdalnie, więc menedżerowie muszą być pilni w utrzymywaniu kontaktu z tymi pracownikami.
"[Menedżerowie] muszą podnosić własną świadomość tego, w jaki sposób włączają lub wykluczają wszystkich z zespołu podczas spotkań online, a także pamiętać, że niektóre osoby mogą nie mieć stabilnych połączeń Wi-Fi lub innych narzędzi technologicznych, które menedżerowie uważają za oczywiste" - powiedział Richmond.
