Zarządzanie efektywnością przedsiębiorstwa (Enterprise Performance Management - EPM) to proces i system oprogramowania zaprojektowany w celu powiązania strategii z planami i realizacją. Obejmuje on monitorowanie i zarządzanie kluczowymi wskaźnikami wydajności, dzięki czemu menedżerowie w różnych działach i oddziałach organizacji mogą zrozumieć kluczowe trendy rynkowe i biznesowe oraz szybko reagować, aby zapewnić realizację celów biznesowych.
EPM obejmuje procesy biznesowe, takie jak:
- Ustalanie celów i zadań.
- Tworzenie planów strategicznych, finansowych i operacyjnych.
- Okresowe zamykanie ksiąg (miesięcznie, kwartalnie, rocznie).
- Raportowanie wyników interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym.
- Analizowanie wyników finansowych i operacyjnych oraz dostosowywanie planów i zasobów do potrzeb.
Cykl EPM obejmujący planowanie, zamykanie, raportowanie i analizę może odbywać się co roku, co kwartał lub co miesiąc w niektórych branżach. Mimo że EPM odniósł sukces w wielu organizacjach, jego rozpowszechnienie poza finansami było trudne zarówno ze względu na konstrukcję oprogramowania (np. oprogramowanie było trudne w obsłudze i przeznaczone dla profesjonalnych użytkowników finansowych), jak i model wdrożenia (np. model on-premises wymagał instalacji). Tak więc aplikacje EPM często stają się punktem gromadzenia arkuszy kalkulacyjnych Excel. Daje to dwa rezultaty:
- Brak wglądu w szczegóły operacyjne powodował, że działy finansowe rozdawały wiadra pieniędzy, nie znając wszystkich założeń budżetowych.
- Organizacje myślały, że wdrażają EPM, ale tak naprawdę wdrażały FPM (zarządzanie efektywnością finansową).
Finanse muszą wyjść poza ramy i lepiej wspierać całą organizację za pomocą aplikacji EPM, które wspierają tworzenie planów oddolnych zamiast odgórnych budżetów. Budżety mają tendencję do bycia "liczbami z nieba" napędzanymi przez finanse. Ich tworzenie wymaga wiele pracy. W efekcie końcowym są one nieaktualne wkrótce po ich sfinalizowaniu. Plany są zazwyczaj bardziej oddolne i opracowywane przez działy operacyjne, z uwzględnieniem szczegółów dotyczących poszczególnych działów oraz wielu przemyśleń i iteracji. To naprawdę żywe dokumenty, które są często aktualizowane, aby pomóc w alokacji zasobów.
Spełnianie potrzeb analityków operacyjnych
Modelowanie biznesowe jest uważane za istotny element procesu planowania w ramach EPM. Modelowanie rzuca światło na przyczyny, a nie tylko na skutki zmian zmiennych, które mają wpływ na wyniki działalności. Ułatwia ono dyskusje typu "co by było, gdyby" i umożliwia decydentom identyfikację i wykorzystanie możliwości rentownego wzrostu przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka.
Jeśli chodzi o modelowanie poza obszarem finansów, dyrektorzy finansowi stracili kontrolę. Operacyjne modele biznesowe zazwyczaj nie są dopasowane do planów i prognoz finansowych. Modelowanie odbywa się w działach, które najczęściej samodzielnie korzystają z Excela i często modelują scenariusze, które mogą mieć istotne znaczenie dla ogólnego planu korporacyjnego. Jednak rzadko zdarza się, aby modelowanie w działach było systematycznie powiązane z ogólnym planem i prognozami firmy.
Jednym z przykładów modelowania operacyjnego jest dział sprzedaży. Dział sprzedaży prawdopodobnie modeluje terytoria sprzedaży i plany prowizyjne oraz prognozuje rezerwacje na ten i następny kwartał. Iteracje tych modeli odbywają się co tydzień, a czasami codziennie, jednak finanse nadal działają zgodnie z planem korporacyjnym ustalonym na początku roku, który jest już nieaktualny. Bezpośrednie połączenie modeli sprzedaży z modelami finansowymi dałoby finansom aktualny obraz najnowszych prognoz przychodów i wpływu modelu zatrudnienia w sprzedaży na koszty.
Inny przykład dotyczy marketingu. Marketing może modelować pozyskiwanie nowych abonentów, utrzymanie klientów, wpływ wprowadzenia nowych produktów lub usług oraz inne inicjatywy, które mogą mieć wpływ na przychody i koszty firmy. Jeśli te modele są rozłączne, a finanse nie mają wglądu w te plany i inicjatywy, wówczas ogólny plan korporacyjny może nie odzwierciedlać wpływu tych inicjatyw.
Łączenie operacji z finansami
Dział finansowy musi zapewnić rozwiązania w zakresie planowania i modelowania, które zlikwidują tę przepaść i połączą modele operacyjne z planami i prognozami finansowymi. Musimy także zmniejszyć zależność od Excela w zakresie modelowania operacyjnego. Oderwane od siebie modele Excel budowane przez analityków operacyjnych mogą być przydatne dla tych działów, ale jeśli nie są one dostosowane i zintegrowane z korporacyjnym planem finansowym, powstaje luka - taka, która może wpłynąć na zdolność organizacji do realizacji jej celów i zadań finansowych.
Lepszym podejściem byłoby zapewnienie analitykom operacyjnym możliwości korzystania z korporacyjnych planów i modeli finansowych, ale z możliwością rozszerzenia tych planów i modeli o dodatkowe wskaźniki i czynniki operacyjne. Następnie analitycy mogliby dzielić się tymi szczegółowymi modelami z działem finansowym. Tego typu modelowanie i planowanie powinno być wspierane przez scentralizowaną bazę danych i system, który zapewnia bezpieczeństwo i skalowalność, a także wspólne metadane i reguły biznesowe. Interfejs użytkownika powinien być oparty na programie Excel lub przypominać go, aby analitycy finansowi i operacyjni mogli łatwo uczyć się, korzystać i udostępniać swoje modele w całym przedsiębiorstwie.
Taka scentralizowana baza danych może być wdrożona w siedzibie firmy, ale wielu dostawców oferuje aplikacje EPM w chmurze, które zapewniają znaczące korzyści w zakresie czasu uzyskania wartości w porównaniu z rozwiązaniami w siedzibie firmy oraz znacznie niższy koszt posiadania. W miarę jak coraz więcej specjalistów ds. finansów i operacji zaczyna swobodnie korzystać z aplikacji opartych na chmurze, wskaźniki adopcji szybko rosną, a firmy analityczne z branży IT, takie jak Gartner Inc. przewidują, że w przyszłości chmura stanie się dominującym modelem wdrażania aplikacji EPM.
Udostępnienie użytkownikom z sektora finansowego i spoza niego łatwych w użyciu, zintegrowanych narzędzi pozwala im uzyskać głębszy wgląd w prowadzoną działalność. Dzięki temu mogą oni również przewidywać wyniki biznesowe i tworzyć plany finansowe, co prowadzi do lepszego dopasowania organizacji.
O autorze:
John O'Rourke jest wiceprezesem ds. marketingu produktów w Host Analytics. Z wykształcenia księgowy i finansista, John ma ponad 30 lat doświadczenia w branży oprogramowania i ponad 16 lat doświadczenia w marketingu produktów EPM w firmach Hyperion Solutions i Oracle. Współpracował z wieloma klientami i partnerami przy inicjatywach związanych z raportowaniem i planowaniem finansowym, a także wypowiadał się i pisał na wiele tematów związanych z EPM. John zajmował również stanowiska w działach marketingu strategicznego i marketingu produktów w firmach Dun & Bradstreet Software, Kenan Systems i Decisyon.
