Sklep, który nie miał bilansu

Jeden z naszych klientów, który będę nazywał Bright Shiny, zwolnił nas, fakt, który dowiedziałem się, kiedy zostałem wezwany do sali konferencyjnej, aby spotkać się z następcami księgowych. "Jesteśmy nowymi księgowymi dla Bright Shiny," powiedzieli mi. Sądząc po gorliwych twarzach menedżera podatkowego i starszego przede mną, mogłem powiedzieć, że nie mieli pojęcia, co się w to pakują. Tak więc, moje pierwsze słowa do nich były: "Powodzenia".

Między nimi przemknęło zaskoczone spojrzenie, jakby chciało powiedzieć: "jak źle może być?". Po tym wszystkim, CFO był CPA i jej mąż, dyrektor generalny, miał MBA. Bright Shiny wydawał się dobrze prosperującym lokalnym biznesem.

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Później usłyszałem, że tak źle, jak to było dla nas, to było tak samo złe dla nowej firmy księgowej i dla firmy księgowej, która po nich. Kiedy wiadomość rozprzestrzenił się w całej firmie, że Bright Shiny zwolnił nas, wszyscy wiwatowali. Pozwól mi powiedzieć, dlaczego ...

Bright Shiny był głównym podmiotem w grupie ściśle splecionych rodzinnych firm. Głównym podmiotem był sklep specjalizujący się w żywności i artykułów kuchennych z całego świata. Inny podmiot posiadał nieruchomości, które obejmowały sam sklep, plus wynajem powierzchni dla kilku małych firm. Jeden z podmiotów posiadał licencję na sprzedaż alkoholu, podczas gdy inny prowadził działalność hurtową.

Założycielem Bright Shiny był ojciec dyrektora generalnego, który nadal był aktywny w biznesie, mimo że miał już 70 lat. Różni członkowie rodziny posiadali udziały własnościowe w różnych organizacjach. Inni członkowie rodziny byli pracownikami jednego lub więcej z różnych podmiotów.

Poza rozliczeniem podatkowym, przygotowywaliśmy dla nich również roczne zestawienia finansowe. Dyrektor finansowy korzystał z QuickBooks, ale było to w czasach przed powszechnym użyciem bankowych kanałów informacyjnych.

Listy płac i dzienna sprzedaż z systemu POS były rzetelnie rejestrowane, ale wszystko inne było na chybił trafił. Gotówka była uzgadniana nieregularnie, głównie w czasie, gdy dyrektor finansowy przygotowywał się do naszej rocznej pracy. Oni w zasadzie nie miał bilansu, aż stworzyliśmy jeden dla nich w trakcie naszej pracy.

Bright Shiny naprawdę nie miał rachunku zysków i strat albo. Drżę na myśl, że były one uruchomione multi-million-dollar przedsiębiorstwo z ich salda bankowego, ale to był chyba jedyny numer, który był cokolwiek blisko wiarygodne.

Kiedy dyrektor finansowa kończyła uzgadnianie sald bankowych, co robiła ręcznie poza QuickBookiem (nie pytajcie mnie dlaczego), zawsze przynosiła mi plik papierów z wydatkami, które nie zostały zarejestrowane w wersji QuickBooka, którą mi dała. W większości były to zakupy zapasów do sklepu spożywczego lub rachunki za media, ale niektóre dotyczyły środków trwałych, które należało skapitalizować. Przyniosła mi również przypadkowe skrawki papieru z napisami w rodzaju "utwardzenie parkingu 25 000 dolarów, 15 lipca 2006" i "naprawa podłogi 18 000 dolarów, 7 sierpnia 2006".

Nie mogli używać swojego systemu POS do śledzenia zapasów w miarę sprzedaży, ponieważ, jak powiedział mi dyrektor finansowy, "sprzedajemy rzeczy z całego świata. Niektóre z kodów kreskowych są takie same". Ponadto, jej teść miał zwyczaj wystawiania rzeczy w sklepie na sprzedaż, nie informując o tym nikogo. "Nie mamy pojęcia o tych rzeczach, dopóki ktoś nie przyniesie jednej do kasy, aby ją kupić" - kontynuowała.

Znali swój narzut na sprzedaż, więc dyrektor finansowy kazał nam cofnąć się do COGS i podpiąć saldo do zapasów. Nie zważając na nieuniknione straty wynikające z psucia się produktów i kradzieży sklepowych, które sklepy spożywcze zawsze wydają się mieć, było to najlepsze przybliżenie, do jakiego mogliśmy dojść.

Jak wiele firm rodzinnych, grupa Bright Shiny miał wiele transakcji między spółkami. Niektóre z nich powstały, CFO powiedział mi, ze względu na sposób jej teść zapłacił sprzedawców. On rutynowo płacił rachunki z któregokolwiek książeczki czekowej był pod ręką i że również miał wystarczająco dużo pieniędzy na koncie. Oznaczało to, że dużą część rocznego zestawienia stanowiło uporządkowanie wszystkich "należnych do" i "należnych od" pomiędzy powiązanymi stronami.

Pewnego lata jeden z moich współpracowników spędził kilka tygodni na rozplątywaniu masy skomplikowanych transakcji, które sięgały niemal dekady wstecz. Sklep spożywczy zapłaciłby podatki od nieruchomości dla LLC, która posiadała nieruchomość. Licencja na alkohol zapłaciłby rachunek za prąd dla hurtowni. Hurtownia zapłaciłaby za nowe kasy fiskalne w sklepie spożywczym... i tak dalej.

Czasami członkowie rodziny pożyczali kilka tysięcy dolarów jednemu z podmiotów i być może spłacali je później. Czasami spłacałby je podmiot, któremu pożyczyli pieniądze, czasami inny podmiot.

Rok po zakończeniu budowy nowego sklepu spożywczego, dyrektor finansowy przyniósł mi kartkę papieru z wyszczególnionymi dodatkowymi kosztami budowy budynku w wysokości około 100 000 dolarów, które "zapomniałem uwzględnić w zeznaniu podatkowym za poprzedni rok". Kiedy zapytałem ją, skąd wzięły się te fundusze, powiedziała mi, że pieniądze wyłożył jej teść.

Kilka miesięcy później, po tym, jak złożyliśmy wszystkie zeznania podatkowe, powiedziała nam, że całkowite koszty budynku zostały zawyżone o około 100.000 dolarów i że nie było mowy, że Bright Shiny był winien jej teścia tyle pieniędzy. Zrobiłem analizę źródeł i wykorzystania środków pieniężnych i odkryłem, że te koszty, które "zapomniałem uwzględnić" były w bilansie przez cały czas, choć w nieco innej konfiguracji. Liczyliśmy aktywa podwójnie.

Oczywiście, to wszystko była nasza wina, jak wszystko inne, co było nie tak z ich dokumentacją. Dyrektor finansowy zaprzeczył, że przekazał mi arkusz z dodatkowymi kosztami budowy, nie zważając na to, że był napisany jej ręką. Aby zachować spokój, odpowiedzialny partner kazał nam zmienić zwroty za darmo.

Ich księgi były w rozsypce i nie było sposobu, aby mogli stwierdzić, czy przynoszą zyski, czy nie. To była ogromna męka każdego roku, aby zebrać swoje księgi razem, aby zrobić kompilację i zeznania podatkowe. Nasz wewnętrzny informatyk zaproponował więc przeniesienie ich systemu księgowego z QuickBooks Desktop do czegoś bardziej solidnego. Miał nawet plan, jak poradzić sobie z bałaganem związanym z inwentaryzacją. Pozwoliłoby im to zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy na opłatach księgowych i zapewniłoby im aktualne informacje.

Początkowo firma zgodziła się. Ale w pewnym momencie, z jakiegoś powodu, którego nigdy nie zrozumieliśmy, nagle zamilkli wobec nas. Nie wiedzieliśmy, że zwolnili naszą firmę, dopóki nowi księgowi nie pojawili się w naszym biurze.

Jakie wnioski powinniśmy byli wyciągnąć z tego doświadczenia?

1.

Niektórzy klienci nie mogą być helpWhile

to z pewnością byłoby korzystne dla Bright Shiny mieć funkcjonujący system rachunkowości i mieć dostęp do wyższego poziomu inteligencji o ich działalności, nie byli zainteresowani. Tak długo, jak gotówka przychodząca była nadal większa niż gotówka wychodząca, byli szczęśliwi. Może nastąpi zmiana, gdy ojciec w pełni przekaże kontrolę synowi, dyrektorowi generalnemu, ale stare nawyki trudno przełamać.

2. Nie staraj się tak bardzo z klientem, który cię nie szanujeZ wyjątkiem

odpowiedzialnego partnera, dyrektor finansowy rutynowo obwiniał każdego, z kim się kontaktował w naszej firmie, o problemy w jej księgach. Narzekała na każdą fakturę, którą wysyłaliśmy, ale nigdy nie zrobiła nic, aby naprawić sytuację.

Pewnego roku pojawiłem się w ich biurze w dniu, w którym uzgodniliśmy rozpoczęcie pracy, tylko po to, by odkryć, że nie była w ogóle gotowa. Spakowałem się i wyszedłem. Byłoby to zaoszczędzić nam wszystkim tonę frustracji, jeśli partner zwolnił Bright Shiny kiedy CFO pierwszy zaczął obwiniać nas za problemy, które spowodowała.

3. Klienci, którzy cenią czyste książki zrobić najlepszych klientów

Byliśmy ograniczeni przez

to

jak bardzo możemy pomóc Bright Shiny, ponieważ wszyscy z nas byli latające w ciemno. To było zawsze ćwiczenia pożarowe, aby uzyskać kompilacji zrobić, abyśmy mogli złożyć zeznania podatkowe. Oni poważnie nie obchodzi, jak chaotyczne ich książki były. Mieli wystarczająco dużo gotówki przychodzącej do płacenia rachunków i wspierać dużą rozszerzoną rodzinę. To było naprawdę wszystko, co ich obchodziło.

Największą lekcją, jaką powinniśmy byli wyciągnąć jest to, że nigdy nie powinniśmy byli wziąć je na jako klient w pierwszej kolejności! Mam nadzieję, że wyciągniesz wnioski z naszej pomyłki.