Czy księgowi stali się przypadkowymi doradcami?

Liz Scott, Advanced Certified QuickBooks Online ProAdvisor i konsultant ds. profesjonalnych technologii księgowych, jest współautorką tego artykułu.

Co więcej, księgowość transakcyjna jest teraz towarem z firmami takimi jak Bench, Pilot i dziesiątkami firm outsourcingowych zalewających rynek swoimi tanimi, wysoce zautomatyzowanymi usługami księgowymi. W związku z tym małe firmy CPA i księgowe muszą wnieść do stołu coś więcej niż tylko organizowanie i obliczanie liczb, jeśli chcą utrzymać swoich dotychczasowych klientów i przyciągnąć nowych.

Paradoks związany z doradztwem jest zabawny. Nie jestem w stanie powiedzieć, ile razy w ciągu ostatnich kilku lat słyszałem: "Bardzo chciałbym zaoferować moim klientom usługi doradcze, ale nie jestem pewien, jak zacząć". Rzecz w tym, że każdy z tych praktyków prawdopodobnie już świadczy usługi doradcze swoim klientom w jakimś zakresie; po prostu nie nazywają tego "doradztwem". Nie jesteś przekonany? Jeśli rzeczywiście świadczysz usługi doradcze...

• Za każdym razem, gdy interpretujesz linię w raporcie finansowym lub doradzasz, którego konta księgi głównej użyć
• Kiedy od niechcenia mówisz klientowi, ile mógłby zaoszczędzić, zmieniając dostawcę usług lub markę.
• Kiedy klient prosi Cię o wykonanie w połowie miesiąca uzgodnienia stanu środków pieniężnych, aby sprawdzić, czy stać go na zakup.

To fascynujące (i zadziwiające), że tak wielu utalentowanych, doświadczonych profesjonalistów nie zdaje sobie sprawy, że porady, których udzielają swoim klientom, są z definicji "doradcze". A jeśli Ty nie zdajesz sobie z tego sprawy, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że klient również nie zdaje sobie z tego sprawy.

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Czym w ogóle jest doradztwo?

W czasie pandemii COVID, wiele historii od klientów jest otoczonych niepewnością. Niezależnie od tego, jaką rolę pełnisz - księgowego czy księgowej - Twoi klienci nawiązali już z Tobą więź, co w naturalny sposób czyni Cię osobą, która jako pierwsza reaguje na problemy finansowe. Ta istniejąca relacja sprawia, że jesteś przygotowany do udzielania porad.

Większość moich rówieśników przyjęła już rolę doradcy, niezależnie od tego, czy nazywają ją w ten sposób, czy nie. To sprawia, że teraz, w czasie kryzysu, jest doskonała okazja do ponownego zdefiniowania tych działań jako usług doradczych.

Większość klientów poszukuje wskazówek, które pozwolą im jak najlepiej radzić sobie ze zmianami i niepewnością. Usługi doradcze, w swej istocie, polegają na umożliwieniu klientom podejmowania lepszych decyzji.

Zmiany są trudne, kropka. Właściciele firm często mają wrażenie, że znaleźli się pod ścianą i nie mają dokąd się zwrócić. Potrzebują informacji, wspólnych doświadczeń, a co najważniejsze - zaufanej rady, która pomoże im przebrnąć przez strach i niezdecydowanie.

Przeglądanie danych finansowych w okresie spowolnienia gospodarczego i bezprecedensowego kryzysu jest niezwykle przerażające, ponieważ wielu naszych klientów nie rozumie dobrze relacji pomiędzy swoimi sprawozdaniami finansowymi, takimi jak bilans oraz rachunek zysków i strat. Strach prowadzi wtedy do niezdecydowania, braku działania lub podejmowania arbitralnych działań.

Dzielenie się z naszymi klientami naszym zrozumieniem i wiedzą na temat zasad finansowych i ekonomicznych może pomóc w zapewnieniu jasności co do ich pozycji w środowisku gospodarczym. Dzięki temu ich duch przedsiębiorczości może wybuchnąć, prowadząc do innowacji oraz zdolności i chęci do zmiany kierunku działania.

Jak więc możesz pomóc?

Twój mózg księgowy posiada odpowiednie umiejętności, aby pomóc klientom w znalezieniu jasności i kierunku w czasach niepewności. Narzędzia w Twoim arsenale analitycznym obejmują budżety i prognozy przepływów pieniężnych, które pomogą im przetrwać, a nawet rozkwitnąć w nadchodzących dniach i miesiącach.

Możesz otworzyć drzwi do możliwości finansowania, zapewniając doradztwo i zrozumienie różnych opcji dostępnych dla nich. Bez wątpienia, każdego ranka budzisz się zapoznając się z ciągle zmieniającymi się przepisami i poprawkami do ustawy CARES i innych przepisów dotyczących katastrof.

Twoja znajomość i zrozumienie produktów finansowych oraz ich wpływu na funkcjonowanie firmy jest niezwykle cenna dla Twoich klientów. Podziel się z nimi tą wiedzą i daj im znać, że jesteś gotowy i chętny do pomocy w odpowiedzi na ich pytania.

Proces kredytowy jest przerażający dla wielu właścicieli małych firm. Ubieganie się o finansowanie, gdy firma ma się dobrze, może być żmudnym zadaniem, ale biorąc pod uwagę, że Twój klient prawdopodobnie odczuwa negatywny wpływ obecnego kryzysu, jego niepokój jest prawdopodobnie znacznie większy.

Prawdopodobnie jesteś świadomy nietradycyjnych opcji finansowania, o których Twój klient może nie wiedzieć, a Twoja wiedza jest niezbędna, gdy klient musi wypełnić wnioski, zarówno te dotyczące ubiegania się o finansowanie, jak i zbliżającej się konieczności zwrócenia się o przebaczenie w ramach PPP. Dostarczanie zasobów i wskazówek na temat obowiązków pracodawcy oraz zapewnienie zasobów HR to czyste złoto podczas pandemii!

Wykorzystaj swoje relacje i darmowe zasoby od swoich partnerów. Możesz znaleźć mnóstwo artykułów, kalkulatorów, interpretacji legislacyjnych i innych wskazówek poprzez szybkie przeszukanie Google lub zwrócenie się do organizacji zawodowych.

Empatia jest kluczowym czynnikiem w budowaniu zaufania u klientów. Pozwolenie klientom, aby zobaczyli Twoją własną wrażliwość i to, jak COVID wpłynął na Twoją firmę, może być zarówno pouczające, jak i pocieszające. Dzielenie się tym, jak zareagowałeś na kryzys, zmieniając godziny pracy, aby dostosować się do dodatkowej pracy, przechodząc na pracę zdalną, aby zapewnić bezpieczeństwo swojemu zespołowi i klientom, oraz prowadząc szeroko zakrojone badania w celu zrozumienia zmieniających się przepisów, pomaga im zrozumieć, że jesteś w ich zespole.

Budowanie zaufania wymaga czasu

Każdą indywidualną wygraną z klientem należy świętować, nazywając ją. Zwycięstwa warte świętowania mogą być niewielkie, takie jak zatrudnienie nowego pracownika lub otwarcie konta oszczędnościowego.

Zwycięstwa mogą być również przełomowe. Jeden z klientów stanął niedawno w obliczu zamknięcia biznesu z powodu pandemii. Jest właścicielem małej sieci restauracji, która odnotowała dramatyczny spadek obrotów. Wspólnie zbadaliśmy jego rynek i oceniliśmy czynniki wpływające na jego przychody.

Podczas naszych dyskusji odkryliśmy, że inne przedsięwzięcie (prywatne wypożyczalnie wakacyjne nad wodą), zapewni potrzebne dochody i przywróci miejsca pracy dla pracowników dotkniętych zamknięciem restauracji. To nowe przedsięwzięcie okazuje się teraz lukratywne i przywróciło stabilność finansową mojemu klientowi i jego pracownikom.

Inny klient (producent wysokiej klasy artykułów wyposażenia wnętrz) zaangażował nas przed COVID w świadczenie usług doradztwa technologicznego w celu usprawnienia procesów księgowych. Kiedy fabryka została zmuszona do zamknięcia, a pracownicy zostali zwolnieni z pracy, klient skontaktował się z nami, aby ponownie ocenić nasz plan zaangażowania. Postanowiliśmy wykorzystać ten czas na zajęcie się innymi obszarami działalności firmy, ale nadal pracować nad zleceniami na czas zamknięcia.

Podczas naszej rozmowy zapytałem, jak się miewa właściciel. To proste pytanie uwolniło bardzo potrzebny wylew niepokoju i rozmowa szybko zeszła na temat tego, jak możemy pomóc w inny sposób podczas kryzysu.

W końcu pomogliśmy klientowi zrozumieć i złożyć wniosek o pomoc w przypadku katastrofy, uzgodnić środki pieniężne i przedstawić prognozy. Znaleźliśmy nawet ponad $10,000 zduplikowanych transakcji kosztowych z ostatnich 5 lat, które w zasadzie stały się "znalezionymi pieniędzmi" dla klienta.

Nasza relacja rozwijała się wiosną, gdy zapewnialiśmy wskazówki, a czasem po prostu ucho dla właścicielki, dopóki nie była w stanie ponownie otworzyć swojej placówki. Nie trzeba dodawać, że podjęliśmy z tym klientem dodatkowe zobowiązania usługowe i nawiązaliśmy relację zbudowaną wokół zaufania, szybkości reakcji i empatii.

Perspektywa księgowego

Jako zarządcy i "opiekunowie" naszych klientów, najbardziej zależy nam na tym, aby pomóc im stworzyć nie tylko biznes, ale także życie, jakiego naprawdę pragną. Tak jak lekarz pierwszego kontaktu jest dla naszych klientów źródłem pomocy w utrzymaniu zdrowia i szukaniu pomocy w sytuacjach kryzysowych, tak my jesteśmy dla naszych klientów finansowymi dostawcami pierwszego kontaktu.

Nasza dostępność i relacje z naszymi klientami pozwalają nam rozpoznać, kiedy coś wymaga działania i zaoferować porady i wskazówki, aby utrzymać biznes w zdrowiu. Nieustannie pracujemy nad doskonaleniem naszego rzemiosła, podobnie jak lekarz pierwszego kontaktu kształci się poprzez szkolenia, grupy rówieśnicze i praktykę. Doskonalenie naszych umiejętności jako specjalistów i dostarczanie wskazówek finansowych jest rolą, którą my, księgowi, musimy przyjąć i pielęgnować poprzez dostarczanie fachowej wiedzy, empatii i wsparcia.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zarejestruj się, aby pobrać BEZPŁATNY egzemplarz naszego nadchodzącego przewodnika: Sprawozdawczość finansowa i język doradztwa, którego autorem jest udziałowiec K2 i lider myśli Randy Johnston.