Ken Berry
Teraz, gdy sezon składania zeznań podatkowych dobiegł końca - przynajmniej dla tych osób, które nie wnioskowały o przedłużenie terminu - niektórzy klienci niezmiennie zadają to pytanie: Jak długo muszę przechowywać kopie mojego zeznania podatkowego? Odpowiedź: Co najmniej trzy lata, ale może dłużej, zwłaszcza jeśli jesteś niechętny ryzyku.
"Ponieważ okres przedawnienia wynosi trzy lata, musisz przechowywać dokumentację podatkową co najmniej tak długo", mówi James Wood, CPA, prowadzący jednoosobową praktykę w Hillsborough w stanie New Jersey. "Jeśli jednak dojdzie do oszustwa lub domniemania oszustwa, nie ma przedawnienia".
Oznacza to, że IRS ma trzy lata na zbadanie sytuacji i oszacowanie wszelkich braków podatkowych. Po upływie tych trzech lat podatnik jest zasadniczo czysty, więc zwykle nie ma pilnej potrzeby dłuższego przechowywania dokumentacji. Trzyletni okres wydłuża się jednak do sześciu lat, jeśli dochód brutto jest zaniżony o ponad 25 procent. W przypadku oszustów podatkowych zeznania mogą zostać zakwestionowane w dowolnym momencie.
Jeśli Twoi klienci chcą pozbyć się bałaganu w domu, mogą pozbyć się kłopotliwej dokumentacji podatkowej po upływie okresu przedawnienia. Ale natura ludzka jest taka, jaka jest, wielu klientów będzie skłonnych trzymać je dłużej. Wood twierdzi, że dziesięć lat to norma.
Chociaż większość osób przygotowujących zeznania podatkowe składa obecnie zeznania drogą elektroniczną w imieniu klientów, nowa technologia nie ma większego znaczenia, według Wooda. Zauważa on, że IRS nie przechowuje obrazów zeznań podatkowych, więc lepiej jest, aby klienci polegali na swoich niezależnych dokumentach w przypadku zapytań. Ponadto twierdzi, że korzystanie z własnej dokumentacji oszczędza czas i kłopoty klientów.
Jeśli klient poprosi Wooda o cyfrową kopię zeznania, może on spełnić tę prośbę, w ramach ograniczeń. "Oprogramowanie podatkowe pozwala zachować tylko dziesięć lat aktywnych plików", twierdzi. "W praktyce przechowujemy dane przez dziesięć lat".
Oczywiście należy zachęcać klientów do przeglądania dokumentów związanych z podatkami i niszczenia dokumentów, które nie są już potrzebne, takich jak W-2 i 1099 z dawnych czasów. Mogą jednak chcieć zachować inne dokumenty - na przykład zapisy pokazujące korekty podstawy w domu - które pozostają istotne. I chociaż zasady raportowania podstawy inwestycji wymagają obecnie od instytucji finansowych dostarczania istotnych informacji dotyczących nowych zakupów, klienci powinni nadal przechowywać niezbędną dokumentację dotyczącą starszych inwestycji.
Podsumowanie: Okres przechowywania dokumentacji podatkowej zależy od konkretnej osoby. "Pięć lat to rozsądny okres dla większości klientów", mówi Wood. "Ale jeśli jesteś superkonserwatywny, możesz trzymać je na zawsze".
Powiązane artykuły:
- Podatki się skończyły; które dokumenty należy zachować, a które wyrzucić?
- Prowadzenie osobistej i biznesowej dokumentacji podatkowej
