Delegowanie, outsourcing i automatyzacja zadań mogą zwiększyć Twoje możliwości w pracy. Niezależnie od tego, czy masz zbyt dużo pracy, czy chcesz rozpocząć nowe projekty, te strategie mogą pomóc Ci zrobić miejsce na biurku. Jest jednak jeden klucz, który musisz mieć na miejscu, zanim zaczniesz: dokumentacja procesów.
Jeśli Twoje wewnętrzne procesy nie są odpowiednio udokumentowane, będziesz mieć trudności z delegowaniem, outsourcingiem i automatyzacją. Przeszkolenie kogoś innego lub stworzenie mapy automatyzacji zajmie więcej czasu i będzie mniej efektywne.
4 korzyści z dokumentowania procesów
Ułatwienie przekazywania i automatyzacji procesów to tylko jedna z korzyści płynących z dokumentowania procesów; jest ich znacznie więcej.
1. Zdejmuje pracę z twojego talerza
Jeśli masz mało czasu, masz jedną z trzech opcji - możesz delegować zadania, zlecić je na zewnątrz lub zautomatyzować. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, pierwszym krokiem jest udokumentowanie bieżących procesów. Dokumentacja procesu polega na stworzeniu szczegółowego zarysu kroków procesu, od początku do końca, aby pokazać, jak proces jest wykonywany.
Mapowanie tych procesów pokaże Ci, gdzie możesz delegować lub zlecać zadania na zewnątrz oraz które z nich możesz skutecznie zautomatyzować. Bez spisanych procesów, będziesz miał trudności z identyfikacją i przekazaniem tych zadań; będziesz musiał przeszkolić osobę, której je delegujesz lub zlecasz, co przysporzy Ci więcej pracy. Rozpoczęcie pracy ze zdefiniowanymi procesami sprawia, że identyfikacja i przekazywanie zadań jest bardzo proste.
Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki
pocztowejDołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twój adres e-mail.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
2. Zmniejszenie ryzyka
Jeśli ktoś odchodzi z firmy lub jest na urlopie, inna osoba może łatwo wejść i przejąć pracę, jeśli masz udokumentowane procesy. Będzie mogła od razu przystąpić do pracy, wiedząc co i jak ma być zrobione. Bez tej dokumentacji, firma może mieć trudności z ponownym przydzieleniem pracy tej osoby.
To nie tylko stwarza bariery dla efektywności, ale może również prowadzić do zapominania o pracy lub niedotrzymywania terminów. Dokumentacja procesów pomaga temu zapobiec.
3. Pomaga awansować w karierze
Jeśli chcesz nauczyć się nowych umiejętności lub zwiększyć wartość swojej firmy, musisz znaleźć na to czas. Przy ograniczonej liczbie godzin w ciągu dnia, znalezienie czasu na rozwój kariery może być trudne. Delegowanie, outsourcing i automatyzacja zwiększają Twoje możliwości. Czas, który wcześniej poświęcałeś na wykonywanie zadań, które teraz przekazałeś, możesz przeznaczyć na naukę nowych umiejętności lub strategiczne myślenie o tym, jak zapewnić większą wartość w swojej obecnej roli.
4. Zdefiniuj swój zakres obowiązków i odpowiedzialności
Liderzy w Twojej firmie mogą nie być świadomi wszystkiego, co robisz. Dokumentowanie procesów zapewnia większą przejrzystość codziennych zadań i wartości, jaką wnosisz do firmy.
Jak rozpocząć dokumentowanie procesów?
Aby rozpocząć dokumentowanie procesów, należy najpierw przejść przez strategiczny proces dokumentowania tego, co robimy obecnie. Podziel te zadania i projekty na kroki i udokumentuj każdy z nich, a także wszelkie narzędzia i inne osoby zaangażowane w te kroki.
Procesy można dokumentować na wiele sposobów. Rozpisanie tych procesów krok po kroku jest jedną z opcji, choć może być niewiarygodnie nieefektywne. Wymaga to również zapamiętania każdego kroku, narzędzia i osoby zaangażowanej w proces na własną rękę podczas opowiadania procesu z pamięci.
Bardziej efektywnym sposobem na udokumentowanie istniejącego procesu jest użycie narzędzia takiego jak Scribe. Scribe rejestruje ekran użytkownika w trakcie przechodzenia przez zadanie lub proces. Za każdym razem, gdy klikniesz na ekranie, robi zrzuty ekranu i automatycznie generuje przewodnik krok po kroku, aby przejść z zrzutów ekranu. To może drastycznie skrócić czas potrzebny na nagranie procesu. A ponieważ nagrywasz swój ekran podczas wykonywania zadania, wszystkie kroki są uwzględnione - nie musisz się martwić, że pominąłeś jakiś krok, ponieważ polegałeś na pamięci, zamiast poruszać się po rzeczywistym zadaniu lub procesie.
Kiedy już wszystko udokumentujesz, przejrzyj swoją listę i zobacz, co można łatwo przekazać innej osobie, a jakie kroki nadal będziesz posiadał. Przekazując kroki, które nie należą już do Twoich obowiązków, przekaż przewodnik, który stworzyłeś na etapie dokumentacji. Pozwoli to ograniczyć czas, który trzeba poświęcić na szkolenie osoby przejmującej dane zadanie w przyszłości.
Na koniec, po udokumentowaniu procesów, poszukaj sposobów na ich udoskonalenie. Czy istnieją zbędne lub niepotrzebne kroki, które można usunąć z procesu? Jakie zadania mogą być zautomatyzowane dzięki technologii, którą Twoja firma już posiada? Jeśli nie jesteś pewien, co możesz zautomatyzować, zwróć się do działu IT swojej firmy, aby ustalić, czy któreś z istniejących narzędzi lub technologii może pomóc w optymalizacji procesów. Podążając za tymi krokami, w krótkim czasie zyskasz większą wydajność w pracy!
Oryginalny artykuł ukazał się na stronie Boomer Consulting.
