Kevin Ryan, CPA i Michael Bull, CPA
Zrozumienie krajobrazu audytu instytucji edukacyjnych i organizacji non-profit
30 czerwca, dzień, w którym wiele instytucji edukacyjnych i organizacji non-profit kończy swój rok podatkowy, zbliża się wielkimi krokami. Przynosi to "radość" wielu wewnętrznym księgowym, ponieważ wiedzą oni, że coroczna wizyta audytorów jest tuż za rogiem.
Chociaż z naszego doświadczenia wynika, że audytorzy nie zawsze są witani z otwartymi ramionami przez pracowników organizacji, w ciągu ostatnich kilku lat zaobserwowaliśmy ewolucję w tych relacjach. W poprzednich latach audytorzy byli często postrzegani jako zło konieczne, ale teraz ta pogarda zmalała. Audyty i audytorzy są obecnie coraz rzadziej postrzegani jako towar lub frustrująca przerwa w regularnym harmonogramie pracy. Zamiast tego jesteśmy częściej postrzegani jako profesjonaliści zajmujący się niezależnym potwierdzaniem finansów organizacji. Powszechne stało się również przekonanie, że audytorzy szukają rozwiązań, które mogą pomóc instytucji edukacyjnej lub organizacji non-profit w ulepszeniu polityk i procedur.
Z biegiem lat technologie księgowe i audytowe uległy poprawie, co z kolei poprawiło wydajność audytu i obniżyło koszty. W czasach, gdy rekrutacja, finansowanie, dotacje rządowe i inne formy dochodu spadają, zatrudnienie uznanej i sprawdzonej niezależnej firmy audytorskiej, która zapewnia uczciwe opłaty (postrzegane przez pracowników i zarząd) jest koniecznością.
Efektywność audytu
Wydajność audytu pochodzi z różnych obszarów, takich jak technologie, dokumentacja, analiza analityczna, przeglądy wtórne i przygotowanie z wyprzedzeniem. Zrozumienie, w jaki sposób zmaksymalizować tę wydajność, może znacznie obniżyć koszty ponoszone przez organizację.
Dokumentacja: Najlepszą praktyką w zakresie wydajności audytu jest dokumentacja. Dokumentowanie tego, co, dlaczego i kiedy jest związane z rachunkami lub procedurami, wymaga mniej pracy dla osób odpowiedzialnych za przegląd danych finansowych - nieuchronnie zmniejszając ilość pracy wykonywanej przez audytora. Ogólnie rzecz biorąc, audytorzy stwierdzają, że rzeczy są wykonywane prawidłowo, ale brakuje im dokumentacji. Ważne jest, aby wzmocnić procedury dokumentacji z pracownikami, ponieważ pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.
Analiza analityczna: Inną preferowaną praktyką jest zlecenie pracownikowi audytowanego wykonania prac analitycznych, które będą wykonywane przez firmę audytorską. Pomoże to na kilka sposobów: analiza podkreśli wyniki, które nie były oczekiwane i / lub oczekiwane, ale miały dużą rozbieżność z poprzednim okresem; a analiza "zmusza" analizatorów do pogłębienia wiedzy na temat finansów organizacji.
Pojawiające się kwestie mogą zostać przeanalizowane i omówione wewnętrznie przed przybyciem audytorów. Przeprowadzenie analizy analitycznej z wyprzedzeniem wyposaży organizację w odpowiedzi, których będą poszukiwać audytorzy. Zwiększy to wydajność związaną z audytem, a także zapewni pracownikom i innym stronom mającym powiernicze obowiązki wobec organizacji większą wiedzę na temat jej finansów.
Przegląd wtórny: Kolejnym krokiem, który można podjąć, jest zlecenie komuś w organizacji przyjrzenia się ostatecznym harmonogramom analizy finansowej, które zostały przygotowane wewnętrznie. Jak wiemy, błędy się zdarzają. Drugi zestaw oczu do przejrzenia ostatecznego produktu pracy przed wysłaniem go do audytorów ogranicza błędy znalezione w harmonogramach, zwiększa wydajność i skraca czas spędzany przez audytora w biurze.
Wcześniejsze przygotowanie: Wszystkie organizacje wiedzą, kiedy nadchodzą audyty i obawiają się listy wniosków o audyt. Zamiast reagować, przyjmij proaktywną postawę, przygotowując się z wyprzedzeniem. Następnie należy odpowiedzieć na listę żądań audytu tak kompletnie, jak to możliwe - zachowując informacje w tej samej kolejności chronologicznej, w jakiej zostały zażądane.
Pozostawienie kilku wniosków bez odpowiedzi może naprawdę spowolnić pracę audytorów. Nie tylko wydajność spada, ale także ostateczny termin sporządzenia raportu staje się coraz późniejszy. Im szybciej audytorzy otrzymają informacje, tym szybciej rozpoczną pracę. Im więcej czasu organizacja poświęca na przygotowanie "szczelnego" pakietu dla audytorów, tym mniej czasu audytorzy muszą poświęcić na audyt. Przekłada się to na niższe opłaty za audyt i wcześniejsze terminy dostaw.
Wszyscy wygrywają, gdy organizacja uwzględnia efektywność w przygotowaniu audytu.
Powiązane artykuły:
- Czy strategia audytu odzwierciedla ryzyko na poziomie sprawozdania finansowego?
- Dlaczego tak trudno jest zarobić na małych audytach?
O autorach:
Kevin Ryan jest biegłym rewidentem w Citrin Cooperman, firmie zajmującej się księgowością, podatkami i doradztwem biznesowym w Filadelfii, gdzie jest partnerem z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w świadczeniu usług audytorskich, podatkowych i doradztwa biznesowego dla klientów z różnych dziedzin, ze szczególnym uwzględnieniem branży hotelarskiej. Jest również ekspertem w sektorze non-profit, świadcząc usługi audytorskie dla wielu szkół czarterowych w rejonie Filadelfii. Kevin jest dostępny pod adresem [email protected] lub (215) 545-4800.
Michael Bull jest biegłym rewidentem i dyrektorem w filadelfijskim biurze Citrin Cooperman z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem. Koncentruje swoją praktykę na audycie, podatkach i doradztwie dla różnych klientów, w tym szkół prywatnych, organizacji non-profit i branży nieruchomości. Michael jest dostępny pod adresem [email protected] lub (215) 545-4800.
