Dlaczego warto zewidencjonować obieg dokumentacji księgowej w firmie?

Dlaczego warto zewidencjonować obieg dokumentacji księgowej w firmie?

Porządek w dokumentacji jest jednym z głównych czynników warunkujących dobrze zorganizowaną firmę. To dzięki niemu możemy uzyskać szybki i łatwy dostęp do bieżących faktur albo archiwalnych dokumentów. To on świadczy o naszej rzetelności i wydajności. Dlatego też cykl życia danego dokumentu księgowego należy możliwie jak najbardziej sformalizować, a zasady jego dostępu i przetwarzania jasno określić oraz egzekwować.

Czym jest obieg dokumentów księgowych?

Systemem obiegu dokumentów księgowych można nazwać cały cykl życia dokumentu od sporządzenia aż do momentu zaksięgowania. Proces ten musi być wydajny i maksymalnie efektywny, gdyż to od niego w dużej mierze zależą przychody firmy oraz efektywność operacji. Należy dbać o to by obieg dokumentów księgowych był jak najkrótszy co pomaga wyeliminować ewentualne potknięcia.

Jak sporządzić dokumentację obiegu dokumentów księgowych?

Sporządzenie pisemnych zasad obiegu jest zadaniem przełożonego każdej jednostki gospodarczej. Pisemne usystematyzowanie zasad dotyczących obiegu dokumentów księgowych może ułatwić egzekucję obowiązków i kompetencje ludzi uczestniczących w przepływie dokumentów. Kiedy już wybierzemy osobę, której przypiszemy te zadania. Warto utworzyć wzór, na podstawie jednego lub dwóch dokumentów odzwierciedlających podobną operację gospodarczą.
Cały regulamin ewidencjonowania powinien być sporządzony językiem jasnym i przejrzystym. Powinien dokładnie wyszczególniać według stanowisk osoby i ich kompetencje względem dokumentów, a także konsekwencje ich zaniedbań.

Czym jest dowód księgowy?

Organizacja obiegu dokumentów księgowych najczęściej obejmuje system pozyskiwania, przetwarzania i archiwizacji dokumentów. Wtedy konieczne staje się rozdzielenie dokumentów na dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu. Jeżeli operacja jest dokumentowana kilkoma potwierdzeniami tego samego dowodu, np. przyjęcie środków trwałych, może być dokumentowane dowodami: OT — otrzymanie środka trwałego, fakturą VAT, protokołem zdawczo-odbiorczym, wówczas trzeba wyznaczyć dowód albo egzemplarz tego dowodu, który będzie stanowił podstawę księgowania.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 ust. 1 uor):

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzony jest pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jakimi zasadami należy się kierować sporządzając plan obiegu dokumentów księgowych?

Obieg dokumentów księgowych i jego cykl opiera się na pięciu podstawowych zasadach:

Zasada terminowości – przestrzeganie terminów wszystkich dowodów firmowych zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wystawienia dowodów źródłowych oraz własnych.

Zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem w sposób ciągły i systematyczny, zapobiegający zwiększaniu pomyłek.

Zasada samokontroli obiegu – wzajemne kontrolowanie dokumentów oraz ich ruchu wewnątrz przedsiębiorstwa, w które zaangażowani są wszyscy, biorący aktywnie udział w obiegu.

Zasada odpowiedzialności indywidualnej – wskazanie osób odpowiedzialnych za: terminowe wystawianie dowodów źródłowych wewnętrznych oraz zewnętrznych, kontrolę merytoryczna, formalną, rachunkową dowodów oraz osób odpowiedzialnych za rozliczanie ww. kwestii. Przekazywanie dowodów zainteresowanym kierownikom ośrodków odpowiedzialności w celu wykorzystania ich do efektywnego zarządzania.

Zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej częstotliwości i regularności.

Najprościej wesprzeć się na przykładach.

Literatura oraz artykuły zamieszczone w sieci pozwalają na zweryfikowanie procesu, jakim jest obieg dokumentów księgowych na przykładzie innych firm. W sieci mamy mnóstwo fikcyjnych lub realnych przykładów pozwalających na zweryfikowanie naszego planu.